確認記事

いまの請求作業を、担当と渡し方で書き出す

公開日 2026年9月14日／ 編集: 村上祥太

請求書ソフトを比べる前に、いまの請求作業を「担当」「受け取るもの」「渡すもの」「止まる箇所」の4列で書き出します。機能の一覧から入ると、使わない機能に目が向き、引継ぎで止まる箇所を見落とすためです。

機能一覧より先に作業表を作る理由

請求書ソフトの公式ページには、帳票の作成、送付、CSV取込み、権限、入金管理といった機能が並びます。どれも請求業務に関わる機能ですが、自社にとってどれが必須かは、機能の説明を読んでも決まりません。

決め手になるのは、いまの作業のどこで人が入れ替わり、どこで待ちが発生しているかです。たとえば、見積を作る人と請求書を作る人が別なら、見積の内容を請求書へ移す方法が比べる対象になります。1人ですべて作っているなら、その行は比べる対象から外せます。

作業表は、ソフトを選んだ後の設定にも使えます。誰にどの操作を許すか、どの帳票から作り始めるかを、表を見ながら決められます。

4段の流れに沿って書く

作業表の行は、請求業務の4段に分けます。各段で「決めること」「次へ渡すもの」「ここで止める条件」は、次の図のとおりです。

1行に書くのは1つの受渡しです。「請求書を作って送る」のように2つの作業をまとめると、作る人と送る人が違うときに見分けられなくなります。

作業表の例（架空の事務所）

架空の例

次の表は、営業・現場責任者・事務の3人で請求をしている架空の事務所を想定した記入例です。実在の事業者の作業ではありません。

表は横にスクロールできます。

この例では、「止まる箇所」に書かれた4つが、ソフトを比べるときの質問になります。転記の手間は見積から請求書への変換、確認待ちは確認者の権限と承認の方法、郵送は送付の費用、未入金の連絡は入金確認の担当の決め方に対応します。

書くときに外すもの

作業表に、実際の取引先名、請求金額、請求書の画像を貼る必要はありません。書き出したいのは流れであって、取引の中身ではないからです。社内で共有する表や、ソフトの試用に持ち込む資料に取引の情報が入ると、見せてよい範囲を別に考えることになります。

「何通くらい送っているか」も、この段階では「少ない・毎月同じくらい・月によって違う」の粒度で十分です。料金の数え方が製品ごとに違う（作成した数で数える製品と、送付した件数で数える製品がある）ため、正確な件数は、比べる製品が決まってから数え直します。

作業表から、公式へ聞く質問を作る

「止まる箇所」の列を上から読み、それぞれを「この状態を、ソフトの設定で解消できるか」という質問に言い換えます。

• 「営業の確認待ちで止まる」→ 作成する人と確認する人で使える操作を分けられるか。送る前の承認を記録に残せるか
• 「見積書から手で転記している」→ 見積書から請求書へ変換できるか。どの項目が引き継がれるか
• 「一部は郵送」→ 郵送代行があるか。1通あたりの費用はいくらか
• 「未入金の連絡を誰がするか曖昧」→ 請求書ごとに入金済み・未入金を記録できるか。ただし、連絡の担当は社内で決める

最後の例のように、ソフトでは解消しない箇所も残ります。担当を決めていないことは、どの製品を選んでも設定では埋まりません。質問にする前に、社内で決める項目として分けておきます。

言い換えた質問は、確認メモのツールの設問に当てはめると、比較表で見る行と一緒に整理できます。流れの各段の詳しい説明は見積から入金確認まで、どこで引き継ぐかにあります。