見積から入金確認まで、どこで引き継ぐか

01見積を作る

見積の段で決めるのは、取引先に出した条件を後の段へ正しく渡す方法です。品目・数量・単価・有効期限が、納品書や請求書にそのまま移るかどうかで、転記の手間と誤りの入り方が変わります。

見積を作る人と、値引きや条件の変更を認める人が別なら、その区別をソフトの中で持つのか、社内の運用で持つのかを決めます。

ソフトで確かめる設定

• 見積書から納品書・請求書へ変換できるか
• 見積書の作成数が料金の対象に入るか
• 取引先・品目の登録を、見積と請求で共有できるか

02納品を確かめる

納品の段で決めるのは、「納品済み」を誰がどう確かめ、請求の担当へどう伝えるかです。現場の人が納品を確かめ、事務の人が請求書を作る体制では、この受渡しが止まると請求が遅れます。

納品書を出さない取引でも、請求の根拠になる記録（作業完了の連絡、受領の確認など）を誰が持つかを書いておきます。

ソフトで確かめる設定

• 納品書を作るか、作る場合に見積から転記する項目
• 納品済みを請求の担当が見られるか（同じソフト内か、別の連絡か）

03請求を送る

請求の段で決めるのは、作る人・送る前に確かめる人・送る人を分けるかどうかです。1人で作って送る運用なら確認の設定は要りませんが、確認者を置くなら、確認者が見られる範囲や承認の記録をソフトで持てるかが比べる行になります。

送り方も同じ段で決めます。メール、PDFの手渡し、郵送のどれを使うかで、件数の数え方と費用がかかる箇所が変わります。料金が「作成した数」で決まる製品と、「メールで送った件数」で決まる製品があるため、件数は作成と送付に分けて数えます。

ソフトで確かめる設定

• 作成と確認を別の人が担当する設定、承認の機能があるか
• 送付方法ごとの費用（郵送代行など）
• 料金の対象になる件数が、作成数か送付件数か

04入金を確かめる

入金確認の段で決めるのは、誰が何と照らし合わせて入金済みにするかです。請求書が「送付済み」になっていても、代金が振り込まれたことにはなりません。送付の状態と、口座の入金との照合は別の作業です。

入金明細を取り込んで照合する機能は、製品や契約プランで扱いが違います。通帳や会計ソフトで照合を続ける場合は、その結果を請求の担当へどう戻すか、未入金の取引先へ誰が連絡するかを決めます。

ソフトで確かめる設定

• 請求書ごとに入金済み・未入金を記録できるか
• 入金明細の取込みや消込が、どの契約プランに含まれるか
• 請求書の一覧をCSVなどで出力できるか

05架空の例: 3人の事務所で請求が遅れる箇所

営業1人が見積を作り、現場責任者1人が納品を確かめ、事務1人が請求書を作って送る事務所を考えます（架空の設定です）。現場責任者が納品の完了をメッセージで伝え、事務担当が見積書を見ながら請求書を作る流れでは、「02 納品」から「03 請求」への受渡しで、伝え忘れと転記の誤りが起きやすくなります。

この場合に確かめる順番は、①納品済みを事務担当が見られる方法、②見積から請求書へ変換できるか、③事務担当が1人で作って送るのか、営業が送る前に見るのか、の3つです。「請求書が作れるか」は、ほとんどの請求書ソフトで満たされるため、比べる行になりません。

06次に確かめること

• 確かめていない条件を、持ち帰るメモにする作成・確認・送付・入金確認・件数・移行の6問から、公式へ聞く質問を作ります。
• いまの請求作業を、担当と渡し方で書き出す
• 同じ請求業務の条件で、2製品を照合する