新しく始める

導入前に、引継ぎの前提を決める

公開日 2026年9月14日 / 更新日 2026年10月3日／ 編集: 業務ツールの選び帳編集部

請求書のソフトを比べる前に、目的・担当・期日の3つを決めます。この3つが決まっていないと、機能の一覧を見ても「自社に要るかどうか」を判断できません。

01目的: 何を止めないために導入するか

「請求書を楽に作りたい」だけでは、比べる行が決まりません。導入した後も止めてはいけない作業を、ひとつ書きます。

上の例は説明のための架空の目的で、実在の事業者の事例ではありません。

02担当: 4段それぞれを誰が受け持つか

見積を作る、納品を確かめる、請求を送る、入金を確かめるの4段に、担当の役割を書きます。名前ではなく「営業」「現場責任者」「経理」「店主」のような役割で十分です。請求の段なら作る人・確かめる人・送る人のように、1つの段に役割が2つ以上あることもあります。段ごとに決める担当と次へ渡すものは、見積から入金確認までの流れの表で確かめてください。

1人ですべてを受け持つ場合も、休みの日に誰が代わるかと、ソフトの契約者（管理者）を誰にするかを書いておきます。役割と利用人数の分け方は作成・確認・承認を、同じ「利用者」にしないで扱っています。

03期日: いつまでに今のやり方をやめるか

請求は月ごとの締めに合わせて動くため、切り替える月を先に決めます。新しく始める場合でも、表計算や手書きの請求書と新しいソフトを並行して使う期間ができます。

• 最初に新しいソフトで請求書を作る月（締め日の前に試す日を置く）
• 並行して使う期間の終わり（古いやり方で作った請求書の入金確認が終わる月）
• 無料で試せる期間がある製品では、その終了日と、有料の契約へ切り替わる条件

今のツールからデータを移す場合は、期日の前に乗り換える前の確認で、残すデータと元に戻す手順を決めます。

04次に進む順番

• 見積から入金確認まで、どこで引き継ぐかを確かめる4段それぞれの担当・渡すもの・確かめる設定を並べます。
• いまの請求作業を、担当と渡し方で書き出す機能を見る前に使う、引継ぎの作業表の例があります。
• 確かめていない条件を、持ち帰るメモにする6つの設問を選ぶだけで、公式へ聞く質問が出ます。